Ütopik bir deneyim: Sinerji
Davet iletisi oldukça sade, net başlıklar içeren ve açıklayıcı bazı başlıkları içermekteydi. Dünya çapında hizmet veren bir zincir otel grubu yeni yapmaya başlayacakları tesisi için birlikte çalışma yöntemini belirlemek için davetiye göndermişlerdi.
Eski yıllardan alışkanlık, bu tip davetler baskılı kâğıtlarla yapılırken sayfa bir bilgisayar ekranıydı ancak iki köşesinde değişik süslemeler ile sayfaya bir ruh katılmıştı. Sayfanın alt kısmındaki boş bölüme bilgi notu ilave edilmişti. Toplantı günü erken saat veya bir gün öncesi akşam saati seçmeli olarak uçuş seçenekleri, kalınacak otel bilgileri, havalimanından nasıl karşılama yapılacağı, toplantı gündemi, konuşulacak maddeler, görüşme içi ayrılan süreler ve konu bilgileri kısaca maddeler halinde yazılmıştı. Son satırda bu tarihin uygun olup olmadığı, eğer uygun değilse diğer olası proje paydaşlarının da katılımına olanak verecek başka ve yakın bir tarih seçeneğinin ne olabileceği kibar bir dille sorulmaktaydı.
İş hayatında çok önemli bir gösterge olan ilk izlenim oldukça etkileyici bir tarza sahipti. İş, toplantı ve seyahat planımı kontrol ederek bana uygun olan zaman dilimini yanıt olarak gönderdim. Karşı taraftan gelecek yeni bilgiyi beklerken otomatik olarak sırlanan maddeleri kafamda evirip çevirerek iyi bir hazırlanma yapmam gerektiğini anlamıştım. Yine de bu yaklaşım eğitim konusu olabilecek önemli bir konuyu bana tekrar hatırlamıştı. Verilen mesaj ne kadar anlamlı ve doğru olursa ona verilecek karşılık o oranda kaliteli olmaktadır. Derhal günlük programımın içine bu toplantı ile ilgili hazırlık notunu ilave ettim. Geçen bir hafta sonunda yaptığım hazırlıkların 50 sayfa civarında bir dosya haline geldiğini ve içinde sınırlı şahsi bilgilerim yanında detaylı olarak firmam ve yaptığım işlerin açıklamaları olduğunu hayretle gördüm.
Toplantı gününden üç gün önce yeni bir elektronik posta ile toplantının gün ve saati hatırlatılarak herhangi bir engelin olup olmadığına yanıt vermem isteniyordu. İletiye yanıt verdikten bir gün sonra bilmediğim bir numara arayarak, telefondaki kişi bana yolladığım iletinin eline ulaştığını yine de canlı bir iletişim olanağı kullanılarak hal hatır sorarak merak etiğim detaylar varsa yanıtlayabileceğini söyledi. Aynı toplantıya farklı konularda 11 dalda profesyonel danışmanın çağrıldığını ve toplam sayının 23 kişi olduğu bilgisini verdi. Gidilecek yer uzak olduğu ve kalma süresi en az dört gün olarak önceden bildirildiği için her firma tek kişi ile temsil edilmeyi tercih etmişti. Ben danışmalık konularının ne olacağını düşünürken telefondaki kişi bana daha önce birlikte çalışma olanağı bulamadığım renk ve çevre danışmanlıklarının da projelerinde kullanılmakta olduğunu anlattı. Uzmanlık dalları proje için ne kadar etkin kullanılırsa ortaya çıkan işletme o kadar avantaj sahibi oluyor. Karşılıklı iyi görüş ilettikten sonra banka hesap numaramı kontrol etmemi ve toplantı süresi için önceden sorarak kabul ettikleri günlük ücretin hesabımda olması gerektiğini incelikle bildirdi.
Seyahat günü verilen bilgiler çerçevesinde uzak mesafedeki toplantı yapılacak yere ulaştığımda bir gün sonra sabah yapılacak toplantı detayı odadaki çalışma masamın üzerindeydi. Sabah kahvaltı için indiğimde kapıda bir firma yetkilisi, iznim olursa birlikte kahvaltı yapmak istediğini kibar bir dille açıkladı. Cebinin üzerinde yer alan ismini hala hatırlıyor olmam bu marka hakkında iyi görüşlerimi artırıcı etkiye sahipti. Firma kimliği iç çalışanlar kadar dışarıdan hizmet aldıkları profesyonelleri de etkileyecek özellikte olabiliyor. Kahvaltıda ilginç bir şekilde yemek alışkanlığımın sorgulanmakta olduğunu fark ettim. Nedenini sorduğumda, farklı kültürlerin yerel gıdalara karşı verdiği tepkinin bazen gelen misafirlerde sağlık problemi yaratabildiğini ve bu toplantı öncesi bunu riske atmak istemediklerini anlattı.
Kahvaltı sonrası toplantı salonuna geçtiğimizde diğer profesyoneller ve firma yetkilileri ile kısa bir tanışma sohbeti yapıldı. Daha sonra projenin oluşumu, çevre için önemi, yapılacak işler, bizden bekledikleri hizmet tarzı, iletişim olanakları, normal ve acil durum değerlendirmeleri, çalışma programı, inşaata başlamak için en uygun mevsim, çalışma süresi, temin edilecek iş gücü olanağı, finansman ile ilgili bilgi, yüklenici firmalarla yapılacak alım sözleşmeleri bilgisi, açılış için en uygun zaman, tesise alınacak kilit personel ve açılış ekibinin görev tanımları ve başlama tarihleri yeteri kadar bilgi içerecek şekilde görüşüldü. Aralarda her bölüm ve disiplin bu tanımlanmış çerçeve içinde kendi çalışma planlarını anlattı. Dile getirilen konular kâğıt üzerine döküldü ve ön taslak olarak gitmeden önce tüm katılımcılara dağıtıldı. Dördüncü gün sonunda hepimiz sanal olarak sanki tesis bitmiş de onu öylesine seyrediyorduk. Planlamadan projelendirme aşamasına geçiş sırasında her türlü detayın ele alınması ve bölümler arası ilişkiler tesisi bütün olarak görmekte kolaylık sağlamaktadır.
Seyahatten döndükten sonra her uzmanlık konusunda danışman bir çalışma yaparak zamanlama ile ilgili bilgileri yolladı. Gelen bilgiler ana iş programına uyarlandı ve genel olarak izlenecek iş planının yanında her disiplin için zamanlamalar kesinleşti. Bu aşamadan sonra projelerin bitirilerek işverene ulaştırılması, şartnamelerin yazılması, ihale belgelerinin hazırlanması, ihale ilanı ve değerlendirme safhalarına geçildi. Uluslar arası bir proje olmasına rağmen hazırlanan uzun ve kısa listelerde yer alan firmalar şaşılacak kadar kısa zamanında çalışmalarını ilettiler ve sonunda, yaklaşık 8 ay sonra işlerin hangi firmalar ile yapılacağı belli oldu. Firmaların projeyi kendi ürünlerine göre uyarlaması ve yorumları için geçen süre 4 aydan biraz daha fazla zaman aldı. Zamanlama doğru yorumlanırsa proje hazırlığı için geçen süre inşaatı hızlandırıcı etkiye sahiptir. Sonuçta tüm disiplinler bu kez iki günlük bir çalışma toplantısı için tekrar buluştuk. O güne kadar geçen süre 16 ay olmasına rağmen yatırımcı bir şekilde bunu başlangıçta öngördüğü için geçen süre içinde inşaat için izinler, inşaat ekibi oluşturma, çalışan eğitimi ve mobilizasyon işlerini bitirmişti. İnşaatın tamamlanma süresi hazırlık kadar zaman almış ve tesis açılışı için günü belirleyen davetler yapılmıştı. Açılış tarihinden dört ay önce tekrar davet aldığımızda neyi göreceğimizi merak ediyorduk. Gördüğümüz bitmiş bir tesis ve deneme çalışması yapan personel idi.
Tesisten aldığımız yeni bir davet yazısı ilgimi çekmişti. Çünkü açılıştan sonra geçen süre 11 yıl olmuştu ve davet amacının tesisin yeşil projelendirme uyumu için tekrar danışmanları çağırmaları olduğunu belirtmişlerdi. Gittiğimizde işletmenin çalışması, doluluk oranı yanında müşteri memnuniyeti, kârlılık, maliyet oranları, rekabet ortamı ile ilgili öğrendiklerimiz ders niteliğindeydi. Bizden istenen çalışma ile hem tesisi güncelleyeceklerini hem de alacakları sertifika vasıtasıyla müşteri profillerini daha yüksek bir seviyeye çıkaracaklarını ve böylece gelirlerini artıracaklarını planlamışlardı. Aynı zamanda elde edecekleri enerji tasarrufu ve çevre etki değeri ile kazançları artıracaktı. Tesisler kaliteden ödün vermeden her türlü tasarruf planlaması yaparak kârlarını artırabilirler. Sonuçta yapılan çalışmalar tesise ilave değer kazandırdı. Başta yapılan planlamanın esnek ve gelişebilecek yapısını da görmemizi sağladı. Bakalım yirminci sene içinde nasıl bir çağrı alacağım? Merakla bekliyorum.
KISSADAN HİSSE
Yüksek maliyetler ile olması gerekenden pahalı tesisler yaparak, her 2-3 yılda ilavelerle, uzun erimli değil de günlük fikirlerle ortaya çıkan işletmeler verimsiz olmaktadır. Bu verimsizliğe geçici olarak bulunan çözüm ise yenileme adı altında tesisin yapısını sürekli değiştirme çalışmaları. Neden birkaç yıllık değil de birkaç on yıllık projeler yapamıyoruz diye şapkamızı önümüze koymak zamanı gelmedi mi acaba? İnşaat sektöründe henüz devreye alamadığımız inşaat yönetimi ve proje yönetimi için benzer uygulama örnekleri yaşamak ne zaman nasip olacak bakalım? Sinerji bir işin başlangıcından tamamlanmasına kadar geçen süre içinde ortak uygulamalar ile ortaya çıkan büyük kazanımları tanımlamaktadır. Aslında turizm alanında proje-yatırım-işletme aşamalarında en çok uygulanması gereken bu yöntemi kullanmayı keşfetmek için ne bekliyoruz?
Bu Makale 09.01.2012 - 11:07:35 tarihinde eklendi.
Kullanıcı Yorumları
-
Serdar Bey: Benim size KATKI GÖRÜŞerimin ÖZÜ: MİKRO Dertler üzerinde tepinerek şikayet etmek YÖNTEMİnin (yıllardır) GEÇERSİZ olduğunu VURGUlamak yönündedir Bu nedenle de önerdiğim ÇÖZÜM Plat102ormu MAKRO düzeydeki :Neden?:Sonuç: ilişkileri üzerine ODAKlanarak varılabilecek ÇÖZÜM yollarına :ENERJİ:SİNERJİ: ve ZAMAN verilmesi ve (bir umutla?) bunların YOLA girmesi ile :MİKRO:Sorunların (keniliğinden) yoluna gireceğidir YANİ: ÖZde mutabıkız AMA yöntem üzerinde ütopya ile (artık) vakit yitirilmemesi ve kafa karışıklığı ile ÜMİTlerin (iyice) sönmemesi (yıllarca:süregelen) PATİNAJ konumundan çıkarak YOLA:DEVAM gerektir... Argümanınız ile bu İNCE:AYAR:YORUM ortamını oluşturduğunuz için de ÇokTŞKler...
-
Zafer Bey,
Yorumlarınıza teşekkür ederim. Benim yapmaya çalıştığım sizin dile getirdiğiniz ve doğru tespit olan istim arkadan gelsin ve göç yolda düzülür anlayışının terk edilmesi için görüş bildirmektir. İstim arkadan gelirse lokomotif ilerlemez ki. Bunu ne zaman anlayacağız merak konusu ama vakit daralıyor. Kriz etrafı kasıp kavuruken bizim halen tekniğe uyumsuz ve pahalı yapılar yapma lüksümüz yok. Ha, buna kafa yormayalım nasıl olsa herşey dahil yaşayıp gidiyoruz önermesi de uygundur. Halbuki işi tekniğine uygun olarak yapmayı denesek sorunu ortadan kaldıracağız. Bugün herkes her konuda kenini bilgi sahibi görmektedir. Asıl büyük tehlike burada ve bu noktadan dönüş şansı yok. Kenini dev aynasında görmeye alışan biri gerçeği algılayamaz. Ürün ve hizmet kalitesi, teknolojik üstünlük, alt yapı kavramlarını bilgi ve deneyimle harmanlamadan proje yaparsanız sonuç alamazsınız. Ben de biliyorum bu kadar kavram kargaşası ve kirliliği içinde gelişmeden bahsedilemeyeceğini. Ancak gelecek nesiller ve çocuklarımız için her türlü çabayı ortaya koymamız gerekir. Olur ya belki günün birinde yatırımcılar da yazdıklarımızı okuyup lokomotifi tekrar öne alırlar. Kim bilir?
-
Hocam, bugün ikinci yorum veriyorum size ama galiba yurt dışından (filan) yeni geldiniz? Piyasada genel olarak turizmde de özel olarak hababamusulü yatırım organizasyonun milliHUYhaline geldiğinin ARTIK herkesfarkında yıllar boyunca (nasır tutmuşçasına) benimsenmiş bir OLGUdur bu... Üsteklik Şimdi (bir gıdım) avantaj bile var zira mimarlar otel fonksiyonlarını nispeten öğreniler... Bu (eski) alışkanlığın ÇÖZÜM olarak organikilacıyöntemi de mevcuttur: çokbasitolarak (doğaçlamasinerjisiile) istimarkadangelir veveya göçyoldadüzelir... Lütfen takılmayın böyle MİKRO sorunlara Hacam ÖMÜR biter YOLHUY bitmez... Böyle ufak uyarılarla da hiçkimseler HİZAYA gelmez... Bu DİYARda sağsalimkalmak isterseniz, alışılmış KERVANLARI(sabırla) GÜDEBİLMEYİ ve keninizide yıpratmamayı gözetiniz lütfen... Bu arada GERÇEKSORUNlarla savaşmak da isterseniz BUYURUN Sizi MAKROBOYUTa alalım mevcut dertlerinizi HEMENunutturalım HEPberabersabırtaşçılık sektörünü sinerjilişekilde geliştirelim...?
