Ne anlıyoruz, ne anlatmaya çalışıyoruz

Profesyonel arenada paylaşılan bilgilerin maddi değerinin olduğu ve değişik yer ve durumlarda paraya dönüşen bir yapıda olduğu gerçeği yadsınmamalı. Ancak bilgi paylaşımının bizim gibi kalkınma gayretinde olup bir türlü gelişme yoluna adım atamamış toplumlarda teknik sahada gelişmelere yol açacağı gerçeğinden hareketle bazı önemli konuları ortak paylaşıma açmak istiyorum. Bunda yazılarımı takip ederek sorunlar yanında çözümlerin tarifini yeterli bulmayan ve kendilerine yol gösterilmesini isteyen teknik alt yapıya sahip okurların, projelerde kararsız kalan yatırımcı ve inşaat firmalarının da dağarcıklarını gelişmelerine katkım olabilirse ne mutlu bana.    

 

Kişinin elinde bilgi varsa ve bunu kendinde tutarsa hep o bilgiye tek başına sahip olabilir. Ancak iki kişi bilgilerini paylaşırsa ikisinde de iki bilgi olur. Böylece devam edilirse bilgi katlanarak artar. Gözlemini yapmaya gayret ettiğim bir konu, teknik anlamda ulaşılabilinen bunca kaynak ve bilgi varken halen neden yapıların gerektiği sağlam ve amacına uygun olarak yapılmadığı sorgulamasıdır. Endüstriyel tesislerde proje danışmanları kavram olarak bu yapıları bir fabrika olarak ele alır ve 7/24 çalışacağını göz önüne alarak planlamasını yaparlar. Bunu somutlaştırırsak, bir otel, restoran veya hastane günün her saatinde aynı şekilde hizmet verecek şekilde planlanmalı ve inşa edilmelidir. Eğer bu tesislerde belli saatlerde su veya elektrik zaafı başlarsa, havalandırmada sorun olursa sonuçlar kayıplara yönelik ve altından kalkılmaz duruma gelebilir. 

 

Herkes yeni bir projede heyecanla işe hemen girişerek kendini ispatlamak ister. Bu her disiplin için geçerlidir. Çoğu zaman da hangi disiplin daha önemli gibi hafif, basit ve kabul edilemez tartışmalar bile ortaya atılır. Ancak ideal bir yapı elde etmek için tüm birim ve disiplinlerin olmazsa olmazları o tesisin her zaman çalışmasını temin eder. Dolayısıyla dikkatle baştan planlanan projelerin düzgün sonuçlar vererek daha yüksek başarı oranlarını yakalamaları hiç şaşırtıcı değildir. Doğru planlama sağlamak için bir proje yöneticisi olarak yapabileceğiniz oldukça fazla işlem vardır. Bu işlemlerin bir işleyiş sistematiği içinde bazı önemli olanlarını açıklamaya çalışalım.

 

 

Herhangi bir projeye başlarken yapmanız gereken ilk şey projeyi ve hedeflerini ayakları yere basan bir şekilde tanımlamaktır. Bu hedefleri projenin öngörülen kapsamını ele alarak yapım aşamasında karşınıza çıkacak pek çok neden ve nasıl olgularını dikkate alarak irdelemek en kestirme yoldur. Hemen akla gelen ilk soru, bunun nasıl yapılabileceğidir. Belki de biraz alçak gönüllü olarak proje başlangıcında, projede görev alması olası tüm paydaşlar ile görüşmeler yapmak ilk çözüm anahtarıdır. Bu şekilde hem ekip ruhunu parlatırsınız hem de çoğu kez her projede farklı şekilde ortaya çıkan ilginç detayları ilk elden algılamak ve tedbir almak gücüne sahip olursunuz. Çoğu kez yanlış anlatılan ve örneklenen “kazan kazan” faktörü burada en geçerli anlama sahiptir. Genelde eğer firma inşa edeceği tesisi ilk defa yapmıyorsa belli bir birikimi olması gerekir. Ancak değişebilen bazı detaylar her projeyi ilk olarak ele alıyormuş gibi çalışmalara başlayarak daha keskin bir kuş bakışı elde etme olanağı verir. Böylece projenin başlangıcından tamamlanmasına kadar süreç içinde öncelikle gerçek fayda ve değer yaratacak ihtiyaçlara odaklanın. Bu çalışma uzun bir liste oluşturulmasına neden olur ve herkesi mutlu edecek bir tılsıma da sahip değildir. Ancak yapılacakların tümünün maddeler halinde sıralanması, önceliklerin belirlenmesi ile birlikte en önemli olanlarının hedeflenmesi çalışmasına zaman ayırın. 

 

Yaptığınız çalışmalar sonucunda bu projenin başarılı bir şekilde ortaya çıkması için öncelikli hedefleri maddeler haline getirmiş olduğunuz bir liste elde ettiniz. Bir sonraki adım, bu hedeflere ulaşmak için gerekli çıktıları tespit etmektir. Bunlar her madde içinde tarif edilen işlerle birlikte onların diğer görevlere yapacakları katkı veya engelleme detaylarının da irdelenmesi ile kolaylıkla ortaya çıkartılır. Çoğu zaman bir noktaya odaklandığınızda diğer önemli noktaları atlamanız doğal olarak kabul edilebilir. Zaten tesislerde yaşanan çok basit ancak inşaat sonrası düzeltilemeyecek aksaklıklar tam da bu maddenin yeterince ilgi görmemesinden kaynaklanmaktadır. Buna örnek olarak tesisatların çakışması, kapıların daha sonra binaya konması gereken cihazların geçişine izin vermemesi gibi.

 

Proje planlama süreci olarak tanımlanabilecek bu safhada maddeler halinde hazırlamış olduğunuz yapılacaklar listesinde etrafınıza topladığınız çalışma gruplarını görevlendirmede farklı bir yöntem izlemek hem her zaman fayda sağlamaktadır hem de bir sonraki adımda işin kimin tarafından yapılacağı sorgulamasını ortadan kaldıran bir etki yapmaktadır. Tabi ki burada şantiye ekibi ile taşeron olarak hizmet veren ekip arasındaki çalışma yollarının birbiri ile kesişmeden ancak ahenkli bir elbirliği ile yapılacakların hem sıralaması hem de yerine getirilmesi konularında ayarlanması ustalık gerektirir. Yine de bu yöntem eğer paydaşları aynı çalışma zeminine çekerek birbirleri ile ortak görevlendirmeli eğlenceli hale getirebilirseniz elde edeceğiniz performans sizi bile şaşırtacaktır. Aslında oldukça basit bir yöntemdir ancak tüm resmi görme yeteneğini geliştirmek gereklidir ki bunu peşin hükümlü olmayan birkaç yıl deneyime sahip mühendis ve mimarlar kolaylıkla yapabilirler. 

 

Yukarıda bahis konusu ettiğimiz birçok farklı disiplin hazırlanan plan içinde görev yapacaklar ve birbirleri ile irtibat halinde olacaklar. Burada önemli bir husus, bu ekipler ve çalışan onlarca değişik bilgi, deneyim ve karakter yapısına sahip çalışanların ortak bir dil kullanmasını temin edebilmektir. Planınız ne kadar mükemmel olsa, detayları hiç atlamadan sıralamış olsanız bile eğer ortak haberleşme yapısı oluşturmazsanız sıkıntılar başlayacaktır. Çoğu kez bazı program dillerine sahip olan değişik yazımlar kullanılmaktadır. Yine dikkat edilmesi gereken nokta, bu yazılımların hemen her paydaş tarafından kolaylıkla kullanılabilecek seviyede olması ve kullanıcının bunu keyifle yapmasını teşvik etmektir. Genelde gördüğümüz, programla ilgili olmayan firma çalışanlarına zorlama ile bu tip programların kullandırılmaya çalışılması ve sonucunda istenen verimin elde edilemediğidir. Eğer böyle bir durum ile karşı karşıya kalırsanız şantiyede bu ekiplere yardımcı bir programcıyı kendi bünyenizde çalıştırarak verilerin aynı çıktı üzerine yerleştirilmesini sağlamaktır. 

 

Bir inşaat projesinde verimi artırmak için çalışmaları destekleyecek onlarca program vardır ancak bunları yazım haline getirmek için yani verileri düzgün çıktılar şekline dönüştürmek için yine herkes tarafından kolayca anlaşılan ve kullanılan çizelgelere gereksinim vardır. Tüm ekipten ellerinde PC ile şantiyede çalışma beklenemez. Ancak her türlü bilgiyi aktarabilecek farklı şekillerde hazırlanmış yirmi adet civarında bilgiyi kâğıda kolaylıkla aktaracak formlar oluşturulması tavsiye edilmektedir. Bugün uluslar arası düzeyde iş yapan firmalar bu tip basılı kâğıtlarla iş takibi yapmayı kolaylaştırmaktadır. Güncel teknik gereksinimleri elektronik bir dizi cihazları günlük hayatımız sokmuş olsa da şantiyede bu cihazların kullanımında pek sık gözlemlediğimiz kopyala-yapıştır alışkanlığının sonuçlara etkisinin yadsınamaz olduğunu da biliyoruz. Bu nedenle belki biraz eski alışkanlıkları devam ettirmek adına da olsa kâğıt ve kalem halen şantiye ortamında kullanılan ve vazgeçilmez unsurlar olarak önemini devam ettirmektedir. 

 

Özellikle turistik tesis projelerinde en fazla sıkıntı zamanlamanın gerçekçi yapılmamasından ortaya çıkmaktadır. Öyle ki inşaat katkı maddelerinin imalatlara getirdiği çabuklaştırma farklı bir şekilde ele alınarak inşaatların çok süratli yapılması ile detaylı projelendirme kendi içinde çelişmektedir. Proje binanın tüm teknik detayları, alt yapı, ince işler ve dekorasyonun birbirleriyle olan ilişkilerinin düzenlendiği tarzda hazırlanmasına olanak sağlayacak bir süre içinde yapılmalıdır. Eğer proje süresini kısaltarak şantiyede imalatlar sırasında düzeltme yapılacağı düşüncesindeyseniz inşa edeceğiniz tesiste sorunların olmaması mucizedir. Zaten son on yıllarda sürekli inşaat alanı halinde devam eden tesislerin kayıplarından önemli bir maddesi de budur.