Sivas’ta bir organizasyon ve “Okyanusu geçip derede boğulmak”

Davet, Başbakanlık Tanıtma Fonu, Kültür ve Turizm Bakanlığı'nın katkıları, Sivas Valiliği ile Kültür ve Turizm Müdürlüğü’nce, UNESCO’nun 40’ncı yılı dolayısıyla düzenlenen “Dünya Mirasının 40. Yılında 40 Ülkeyle UNESCO Sivas Buluşması” adlı etkinlik için yapıldı. Öncelikle etkinliğin başarılı yanlarını özetleyip, aksayan yanlarını da “dost acı söyler” mantığıyla dile getirip, bundan sonra etkinlik düzenleyeceklere belki yararı olur diye birkaç not düşeceğim.

 

Etkinliğe davet edilen 40 ülkeden, 37’sinden aralarında gazete, dergi, TV, ajans ve etkili yazarlardan katılımın sağlanması, başarılması hiç kolay olmayan, hiç şüphesiz takdirle karşılanması gereken bir durum. Ayrıca, yazdığı “Bir Bardak Çay Daha Lütfen” kitabıyla Türkiye’nin tanıtımına önemli katkı sunan Katharine Branning’in de söz konusu etkinliğin katılımcıları arasında olup, kitabını imzalayıp dağıtması da önemli bir gelişmeydi. Etkinliğe yurtiçinden ise ÇEKÜL, TÜRSAB, ARO, TUYED gibi kurumlardan üst düzeyde katılımlar gerçekleşti.

 

Ulusal ve uluslararası ölçekte bu kadar önemli ismi Sivas’ta bir araya getirebilmek hakikaten çok zor bir iştir. Davet ve katılım tarafında büyük bir iş yapıldığını teslim etmeliyiz. Ancak, iki günlük gezide doğrudan yaşadığımız veya tanık olduğumuz organizasyon hatalarından kaynaklanan aksamalar, davetlileri ziyadesiyle üzdü. Nasıl üzmesin ki? Davetin mahiyetine ve katılımcıların niteliğine baktığımızda “Okyanus’un geçildiğini”, yaşanan aksaklıklara bakınca, üstelik bunların basit hatalardan kaynaklandığını bilince de “derede boğulma” durumu olduğunu görüyoruz.

 

Eğer, davet ve katılım konusundaki başarı organizasyon tarafına da yansıtılsaydı, iki günlük geziden elde edilen sonuç tüm tarafları çok daha fazla memnun edecek, hedeflenen algının oluşmasında çok daha fazla katkı sağlayacaktı. Verilen emeklere de değecekti.

 

Bize göre, böylesine önemli bu uluslararası organizasyon kesinlikle profesyonel iş ortaklarıyla yönetilmeliydi. Yüksek miktarlı bütçelerle gerçekleştirilen bu tür organizasyonlar, küçük bir miktar bütçe daha ayrılmadığı için böylesi sonuçlara yol açabiliyor. Örneğin, 1 milyon liranın üzerine 50 bin lira daha koymazsanız, o 1 milyon lira da boşa gidebilir; “okyanusu geçip derede boğulabilirsiniz”.

 

Bu etkinlik için başta Başbakanlık Tanıtma Fonu olmak üzere çeşitli fonlardan kayda değer ölçülerde kaynak sağlandığını biliyoruz. Organizasyon ve PR çalışmaları için profesyonel bir şirkete verilecek paranın da devede kulak gibi kalacağını biliyoruz.

 

Bazılarınızın “Diyelim ki bir profesyonel şirketle anlaşmış olsalardı, onlar yapılmayan neleri yapardı” sorularını duyar gibiyim. Profesyonel bir Halkla İlişkiler veya organizasyon şirketlerinin çalışma yöntemlerinden vereceğim birkaç başlık, sanırım bu tür sorulara yanıt olacaktır.

 

Birinci olarak profesyonel şirket işe koyulmadan önce, işin stratejisini belirler. Yani, bu etkinlikten nasıl bir sonuç elde edilmek istendiğine karar verilir. Sonra bu işin nasıl, hangi araçlarla, hangi alt projelerle yapılacağı belirlenir. Yani bir anlamda yol haritası çıkarılır. Akabinde de ayrıntılı ve zaman planı olan bir “Yapılacaklar Listesi” oluşturulur. Yapılacaklar listesi belirlenirken de kimin hangi işi yapacağı, kimin nelerden sorumlu olacağı tek tek belirtilir. Hiçbir iş sahipsiz bırakılmaz ve son ana kalmaz.

 

İkincisi, organizasyonda görev alanların hepsine, belli görevlerin sorumlularının isim ve cep telefonları verilir. Bu iş, bir sorun olduğunda ilgili kişiye anında ulaşılıp, hızlı çözülmesini sağlar.

 

Üçüncüsü profesyonel şirket özellikle basından katılımcılara biri Türkçe diğeri İngilizce olmak üzere ayrıntılı bir basın dosyası hazırlar. Böylece, basın mensupları haberlerini hazırlarken temel alacakları bilgilere sahip olur.

 

Son olarak profesyonel şirketin hazırladığı programa dışarıdan karışılmaması halinde zamanlama doğru yapılacağından programda ciddi bir sarkma-aksama da olmaz.

 

Bu tür işler, özellikle uluslararası bir organizasyonun getireceği ağır yük ve sorumluluk yerel PR ve organizasyon şirketlerinin güç ve kapasitesini aşıyorsa, ki ne yazık ki çoğu zaman öyledir, ulusal ölçekli şirketlerle iş ortaklığı yapmaktan kaçınmamak gerekir.

 

Her şeye rağmen, böylesi bir organizasyona cesaret edip hedeflenen üst düzey katılımı sağlamayı başaran Sivas Valiliği’ni ve organizasyona katkı sağlayan tüm kişi ve kurumları kutluyor, yukarıdaki eleştirilerimizi de bir dostun, samimi ve dostça uyarıları olarak kabul edeceklerini umuyorum.